Piloter un centre de sante sans donnees fiables
La plupart des centres disposent d'un logiciel metier qui produit des statistiques, d'un expert-comptable qui produit un bilan, et de personne pour relier les deux. Le resultat est connu : la direction decouvre en fin d'exercice un ecart qu'elle ne sait pas expliquer, et l'attribue par defaut au niveau d'activite. Or l'activite brute ne dit presque rien. Deux centres qui realisent le meme nombre d'actes peuvent afficher des recettes tres differentes selon la cotation retenue, le taux d'occupation reel des vacations, la part de rejets de facturation et le niveau de captation des financements forfaitaires.
Le pilotage sert d'abord a recuperer ce qui existe deja. Trois zones concentrent l'essentiel des pertes. La cotation, quand les actes realises ne sont pas ceux qui sont factures, par meconnaissance des nomenclatures ou par prudence excessive. Le circuit de facturation, avec des rejets et des impayes qui ne sont ni suivis ni relances dans les delais, sujet indissociable de la gestion du tiers payant. Enfin les financements forfaitaires, dont les criteres ne sont pas suivis en cours d'annee, si bien que l'on constate trop tard qu'un indicateur n'a pas ete atteint. Nous decrivons ces mecanismes dans notre article sur les forfaits structure en centre de sante.
Comment nous procedons
Nous reconstituons d'abord une base exploitable a partir de vos exports logiciel et de votre comptabilite, puis nous construisons un tableau de bord volontairement restreint. Un bon tableau de bord tient sur une page et se lit en quelques minutes : occupation des vacations, actes par profession et par site, recettes par poste, delai d'encaissement, taux de rejet, avancement des indicateurs conventionnels. Nous ecartons les indicateurs que personne n'utilisera pour decider.
Nous menons en parallele une revue de cotation, poste par poste, avec les praticiens concernes. C'est le travail le plus rentable de la mission, et le plus mal vecu s'il est presente comme un controle. Nous le conduisons comme une mise a niveau collective. Nous installons enfin une routine de suivi mensuelle, sans laquelle le tableau de bord devient un document mort en quelques semaines.
Ce que vous devez preparer de votre cote
Nous avons besoin des exports d'activite du logiciel metier sur une periode significative, des releves de remboursement des caisses, de la balance comptable, du planning reel des vacations et de la liste des conventions et contrats en cours. Il faut aussi designer une personne qui detiendra le tableau de bord et le presentera aux instances. Sans porteur interne identifie, la mission produit un document et non un changement de pratique.
Les erreurs frequentes quand on pilote seul
- Suivre le chiffre d'affaires global sans le decomposer par profession et par site, ce qui masque les activites structurellement deficitaires.
- Confondre nombre d'actes et taux d'occupation. Un agenda rempli d'actes courts ne remplit pas les memes objectifs qu'un agenda equilibre.
- Decouvrir les indicateurs conventionnels au moment de la declaration annuelle plutot que de les suivre en continu, comme nous l'expliquons a propos de la ROSP en centre de sante.
- Ne jamais rapprocher les recettes attendues des encaissements reels, et laisser une derive de tresorerie s'installer sans alerte.
- Multiplier les indicateurs jusqu'a ce que plus personne ne lise le document ni ne s'en serve.
Ce qui rend une situation simple ou complexe
Le pilotage se met en place rapidement dans un centre mono-activite, mono-site, equipe d'un logiciel unique et disposant d'exports propres. Il devient plus exigeant quand le centre cumule des activites aux modeles economiques distincts, par exemple une activite dentaire et une activite medicale, quand plusieurs sites utilisent des parametrages differents, quand l'historique comptable ne permet pas de ventiler par activite, ou quand la structure sort d'une periode de tension financiere. Dans ce dernier cas, la mission commence generalement par un audit financier avant tout travail de pilotage courant.
Articulation avec nos autres missions
Le pilotage donne les chiffres, il ne corrige pas les causes. Quand les indicateurs revelent un probleme de circuit, de planning ou de repartition des taches, la suite se traite en conseil en organisation. Quand ils revelent un sous-financement structurel, nous examinons les dispositifs mobilisables, y compris la subvention Teulade prevue a l'article L162-32, dont l'etude releve d'une intervention dediee de notre part. Cette mission s'inscrit dans notre offre globale d'accompagnement a la gestion des centres de sante.
Contactez-nous
Si vous ne savez pas dire aujourd'hui quelle activite de votre centre est excedentaire et laquelle ne l'est pas, le sujet merite quelques heures de travail serieux avant la prochaine echeance budgetaire. Contactez-nous pour un check-up.